Vacature Medewerker administratief en secretarieel
Functiebeschrijving
Context
Deze functie maakt onderdeel uit van de reeks medewerker administratief & secretarieel.
De medewerker administratief & secretarieel verricht administratieve- en/of secretariële ondersteuning, receptiewerkzaamheden en doet aan professionalisering.
De medewerker administratief & secretarieel C voert zelfstandig administratieve en secretariële werkzaamheden uit waarbij interpretatie van gegevens/informatie nodig is.
De functie van medewerker administratief & secretarieel komt voor in een reguliere basisschool, een integraal kindcentrum (IKC), een school voor speciaal basisonderwijs, een school voor (voortgezet) speciaal onderwijs of een bovenschools staf-, bestuurs- c.q. servicebureau.
Werkzaamheden
1. Administratieve ondersteuning
- Houdt zelfstandig administratie(s) bij en stelt (periodiek) overzichten op
- Verzamelt, ordent en verwerkt informatie in diverse administratieve systemen
- Stelt managementoverzichten op aan de hand van verzamelde en samengestelde gegevens
- Verzorgt informatie en past (delen van) wet- en regelgeving toe bij de uitvoering van administratieve regelingen en procedures
- Doet voorstellen ter verbetering van het administratieve proces en procedures
- Verstrekt informatie over diverse onderwerpen en geeft toelichting op interne regelingen en procedures
2. Secretariële ondersteuning
- Beheert agenda’s en maakt afspraken
- Verzorgt de organisatorische voorbereiding en verslaglegging van vergaderingen
- Toetst binnengekomen stukken op volledigheid en vraagt de ontbrekende informatie op
- Handelt actiepunten af, bewaakt de voortgang planningen en gemaakte afspraken en attendeert anderen hierop
- Verzorgt specifieke/maatwerk correspondentie en stelt (concept)stukken op
- Legt dossiers aan, archiveert stukken en beheert het archief
3. Receptiewerkzaamheden
- Verzorgt het telefoonverkeer, ontvangt bezoekers en verwijst deze voor
- Verstrekt informatie en beantwoordt algemene vragen van leerlingen, ouders/verzorgers en andere bezoekers
4. Professionalisering
- Neemt deel aan scholingsactiviteiten
- Houdt de bekwaamheden voor de functie up-to-date
Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden
- Beslist bij/over: het doen van verbetervoorstellen bij de uitvoering van regelingen en procedures, het verzorgen van specifieke/maatwerk correspondentie en het opstellen van (concept)stukken en het beantwoorden van algemene vragen van leerlingen, ouders/verzorgers en andere bezoekers
- Kader: voorschriften en werkafspraken voor administratie(s) en correspondentie
- Verantwoording: aan de hiërarchisch toegewezen leidinggevende over de kwaliteit van de geleverde administratieve- en secretariële ondersteuning, receptiewerkzaamheden en professionalisering.
Kennis en vaardigheden
- Algemeen vaktechnische kennis van administratieve procedures en systemen en de administratieve organisatie
- Inzicht in de werking en mogelijkheden van administratieve systemen en tekstverwerkingsprogramma’s
- Kennis van interne richtlijnen en procedures m.b.t. de AVG
- Vaardig in het doen van verbetervoorstellen
- Vaardig in het opstellen van (concept)stukken
- Vaardig in het beheren van een archief
Contacten
- Met directeur en/of leidinggevenden over agenda, vergaderstukken, notulen en besluitenlijsten om informatie uit te wisselen en afspraken te maken
- Met directeur en/of leidinggevenden over de inhoud en voortgang van gemaakte afspraken om informatie uit te wisselen
- Met derden over de administratie en aangeleverde stukken om informatie uit te wisselen
- Met leerlingen en bezoekers over zaken van algemene aard om informatie te verstrekken
